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关于统一住房公积金业务档案整理的设想

来源:贵港市住房公积金管理中心    作者:贵港市住房公积金管理中心     发布日期:2018-09-26 17:37:55     阅读:

 

1.住房公积金业务档案

 

    住房公积金业务档案简称公积金档案,是指住房公积金管理机构在办理缴存、提取、贷款等业务活动中直接形成或合法收到的具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。住房公积金业务档案属于专门档案的一种,在国家档案局发布的《国家基本专业档案目录》中命名为:公积金档案。

 

2.住房公积金业务档案整理

 

    住房公积金业务档案整理主要包括确定公积金文件材料归档范围、组织档案保管单元、档案实体分类、编制档号、档案著录和编目等内容。住房公积金档案整理是住房公积金档案管理的重要程序和核心内容,直接关系着公积金档案能否妥善保管、快捷存取和充分利用。

 

3.统一公积金档案整理的必要性

 

 

 

 

 

3.1提供国家层面政策指引,减少公积金档案管理风险

 

 

 

由于对住房公积金档案整理的认识层次和角度不同,出现了各省市对公积金档案整理各行其是,各自为政的局面,有的省市因缺乏统一的公积金档案整理规范而导致该地区的公积金档案仍处于混乱无序的状态,这些问题的出现主要原因之一还是国家层面没有制定公积金档案整理规则进行统一和规范,如果任由这种状况持续下去,那将极不利于公积金档案的规范有序整理和安全长久保存,使得公积金档案存在很大的无法作为业务活动凭证,有长久保存价值的电子文件几十年后无法读取的风险。

 

 

 


3.2
是适应未来档案信息化建设对档案信息资源共享的需要

 

 

 

档案信息化建设越来越强调和重视对不同区域、不同单位之间的信息资源交流和共享,档案信息资源的交流和共享有利于更大范围行政效率的提高,更有利于档案信息的充分用,发挥档案的社会服务功能,从而有利于促进社会档案意识的提高,而档案实体整理为档案信息化建设提供完整、原始和有序化的信息资源,是档案信息化建设的基础,是构建数字记忆的基石,离开这基础搞档案信息化建设无异于软沙中建高楼。混乱无序、各自为政的公积金档案实体整理,只会加大档案信息化建设中档案信息交流和共享的鸿沟,阻碍档案信息资源在更广范围的开发利用,不利于整个公积金行业系统运行效率的提高,也不利于国家对公积金档案这样一种专门且数量庞大的民生档案的规范化管理和控制。

 

 

 

4.统一公积金档案整理的可行性

 

    档案实体整理的内容和程序是确定的,但是具体方法上会有差异。目前部分省市已经开始规范化整理公积金档案,这为建立全国统一的公积金档案整理规则提供了经验借鉴。今后所要做的是调研公积金档案整理比较规范的中心,总结经验教训,既立足当前更着眼未来和全局进行谋划,统一公积金档案整理方法。

 

5.统一公积金档案归档范围

 

    一般说的归档范围主要指的是哪些纸质文件材料需要移交给档案部门或档案管理人员集中保管。对于哪些类型或具体的公积金业务文件材料必须以纸质形式归档的,应该在归档范围上予以明确。目前有少数公积金中心越来越轻视纸质文件材料的归档,甚至对某些类别的的公积金档案(如提取档案或归集档案)采取不归档纸质文件材料,只在信息系统中留存数字化文件或数据库文件,这种做法或许在短期内在一定程度上给公积金中心带了工作效率的提高,但是其带来的风险和隐患巨大的。其一,电子文件具有易删除修改而不留痕迹等特点,决定了一般的信息系统中留存的电子文件不具有法律意义上的凭证价值,即便有,那也是短期的凭证价值。其二,存储在服务器中的硬盘一般是大容量的磁盘阵列,相比档案级光盘,磁盘的寿命短,且很容易出现故障,一旦出现故障将很可能导致存储在磁盘中的电子文件无法读取,这种情况在其他行业已经有了经验教训。第三,电子文件的长期可读性保障是一项长期的复杂的系统工程,即使当前已经有了长期可读性的解决方案,但是还没经受住长时间的实践检验,冒然的只留存电子文件,若干年后发现无法读取,那我们将是历史的罪人。第四,公积金中心档案室只是保管档案的过渡性机构,往往难以做到花费大量的人力物力财力去保障形成和留存的电子文件的真实性和长期可读性,且国内大部分省市的综合档案馆尚不具备保障电子文件真实性和长期可读性的条件。第五,纸质档案(纸质原件)具有法律意义上的凭证价值是公认的,而且,纸质文件已经被时间和实践证明只要保管得当可以留存百年甚至千年。综上所述,立足于目前国内公积金行业实际情况,对公积金档案的归档范围应该强调和明确纸质文件的归档,应实施纸质文件和电子文件双套制保存,杜绝对归集、提取、贷款等重要公积金文件材料的归档采取只留存电子形式的短视、盲目和不负责任的做法。

 

6.统一公积金档案实体分类

 

    公积金档案的分类是指公积金档案实体的分类,公积金档案实体分类的主要目的是方便公积金档案实体在库房的按类排架和保管。公积金档案实体分类应统一再次分为归集档案、提取档案、贷款档案三个属类,其余的未能归入这三类的公积金其他档案可由公积金中心根据实际形成档案的多少增设类目或归入其他类。在公积金档案的三个属类下应按年度再做划分。

 

 

 

公积金档案

归集类

按年度设置

提取类

按年度设置

贷款类

按年度设置

楼盘管理类

按年度设置

其他

 

 

 

 

公积金档案首先分为归集档案、提取档案、贷款档案几个属类主要依据是档案分类原则中的事由原则。虽然按事由分类有其自身的局限性不适合综合档案馆馆藏档案的第一层分类,但是可以适用于在室藏档案的属类的划分,因为通常室藏档案数量相对较少,来源也明确单一,公积金档案是在住房公积金的缴存、提取、贷款等具体业务活动过程中形成的,公积金档案按缴存、提取、贷款等分类反映了公积金档案围绕公积金缴存、提取、贷款等公积金业务事项形成的客观规律,能较为系统、完整的记录公积金管理机构的三大业务活动历史,也便于档案实体按类排架,建立统一规范的公积金档案目录数据库及档案的分类检索和实体查找。公积金档案按年度再次划分,是因为公积金档案通常按年度整理归档,按年对公积金档案整理入库情况进行统计,按年度再次划分也有便于编制档号时候各类公积金档案能按年循环生成唯一档号,按档号查找档案。

 

公积金档案实体分类不等同于公积金档案信息分类,公积金档案实体分类层级不应过多,类目设置宜粗不宜细,更多的检索利用需求,需要通过完善档案管理系统检索功能和数据库字段设置,以及完善检索工具来满足。

 

7.统一公积金档案保管单元

 

    对于公积金档案保管单元的组织,不少省市统一以整理,个别省市则采用两种方式结合整理。的整理方式各有利弊,但是笔者认为作为专门业务档案的一种,整理方式应该统一,应统一以为单元整理。以为单元的整理是传统整理方法,具有较为广泛的理论支持和依据,已经被我国几十年的档案工作实践检验证明是能维系文件材料历史联系在微观层次得以保存的较好方法,以为单元整理中包含不统一装订的的整理,具有较大的包容性,以为单元整理能方便编制结构统一的档号,便于档案信息系统中进行信息关联的链接,构建档案更为紧密的历史联系,进行族性检索。从归集档案的形成过程来看,归集档案的形成具有以围绕缴存单位为核心,按归集业务一般程序逐年逐月形成的特点,以为单元整理,将同一单位同一年度的归集文件材料组成一卷,或将同一单位按公积金缴存业务一般程序分别组卷,有利于维护归集档案与其主要来源的历史联系,也遵循了归集文件材料形成过程的一般规律和特点,是比较合理的做法。从提取档案形成过程看,提取档案一般以一人一笔收到或形成若干份文件材料,每人每笔提取业务都具有较大的独立性和完整性,因而对提取档案以为单元整理,按一人一卷方式组卷,能够较好的维系提取档案与公积金提取人的具体来源联系,也是比较合理的整理方法。对于贷款档案以为单元整理已经基本达成共识,就不在赘述。从档案整理工作效率看,以为单元的整理并不比以整理带来过高的工作效率。以整理不需要制作封面、卷内目录和备考表,需要逐件盖归档章,然后手工填写相应档号信息,盖章填写档号信息和制作封面、目录和备考表的工作量大体相当,因为当前大部分单位都能用档案系统自动生成符合规定格式的封面、卷内目录和备考表,并且,从公积金业务过程形成文件材料的数量上看,总体上同一年度同一缴存单位或单笔提取业务形成的文件材料不如单笔贷款业务多,但是显然归集和提取业务形成或收到的文件材料不只一件,往往由若干不同作用的文件材料组成,忽视这一客观情况和特点而不编制卷内目录是既不利于卷内文件的快速查找,也是不尊重公积金业务文件形成规律的做法。综上所述,公积金档案应统一以为保管单元进行立卷整理。

 

8.统一公积金档案档号结构

 

    档号之于每一卷()档案就像身份证号之于每个公民,具有唯一性,稳定性和对应性特点,此外,档号还有一个独有的特点,必须与档案实体分类体系相适应的合理性。档号已经被实践证明是最为有效和便利的存取和迁移档案的标识,是固化档案实体整理结果的必要形式,标志着每一卷档案已经纳入秩序化体系化的档案实体系统中,具有了档案的身份。零散孤立的档案在档号的标引下组成一个紧密关联、互相印证的有机整体,使单个档案对历史片段的零散记录变成对一个机构历史进行完整有序的记录,从更广泛意义上实现了档案记录历史的功能。统一的档号结构形式,有利于规范全国的公积金档案档号设置,强化和固化公积金档案的内在关联,形成在公积金行业易于识别的档号标识方式,有利于加强国家对公积金档案的整体控制力,形成国家层面统一的公积金档案符号化识别体系。公积金档案档号的结构在不违背基本编制原则前提下应越简单越好。公积金档案的档号结构可统一为:全宗号类别号案卷号。此档号结构简单明了,具有较大的通用性,符合《档号编制规则》(DA/T 13-1994)规定的结构形式,易于不同单位不同行业档案工作者理解和接受。因归集案卷、提取案卷一般厚度不如贷款案卷,为了充分利用有限的库房空间保管档案,对归集和提取案卷多采取的是一盒多卷的保管方式,通常5厘米厚的一个档案盒能装归集或提取档案不下几十卷,业务量大的公积金中心每年会分别形成几万卷的归集或提取档案,这种情况下单纯采用全宗号类别号案卷号的档号结构,在档案盒盒脊只标识起止卷号做法不利于案卷的快速定位查找,也不便于库存档案迁移或存储位置的调整。对于档案实行集中统一管理,公积金业务档案采取一盒多卷保管方式,且每年形成公积金业务档案数量较多的公积金中心,应可在全宗号类别号案卷号的档号结构基础上增加盒号,即档号结构变为全宗号类别号盒号案卷号,盒号在类别下从1开始按年度循环生成,卷号在每一个盒号下单独从1开始连续生成。档号中增加盒号一项能解决实际档案业务工作中的几个问题:一是能使有限的档案盒空间能充分装载档案,有限库房空间能存放更多档案,更重要的是便于库存档案的快速定位查找,较好解决了公积金中心业务档案数量每年大量增长存储在有限库房空间和需要在大量库存档案中快速定位查找一个案卷的矛盾。二是对个别补充归档的案卷也可以根据需要插放在已经排序整理好的盒中(案卷后),档号也可以续接生成,实现了遗漏归档案卷依然能在已经排序上架的的档案实体中插入续接排序,维护了补充归档案卷与已经整理好案卷的紧密联系,而全宗号类别号案卷号的档号结构是不具有这样功能的。三是,当遇到库存档案迁移或存储位置调整时,如档案盒盒脊包含在类别下按年循环生成的盒号项目,相比盒背脊中按起止卷号来重新倒架排序会极大提高档案搬迁效率。

 

9.统一公积金档案著录内容

 

    公积金档案的著录指对公积金档案的内容和形式特征进行分析选择和记录的过程。公积金档案的著录主要有两个目的:一是能快捷获取公积金档案的概要信息,二是便于编制公积金档案检索工具。档案信息化建设程度较高的公积金中心,还可以将公积金档案的著录功能扩展为记录公积金档案的来源、形成过程等背景信息。统一公积金档案的著录,有利于规范公积金档案的著录层级、著录项目和著录方法,提高公积金档案著录的科学合理性,有利于建立统一规范的公积金档案数据库,便于不同单位不同信息系统间的数据交流和共享。公积金档案的著录层级和著录项目应该进行统一和明确。一般而言,公积金档案有两个著录层级:一是卷内文件(单份文件)的著录,二是案卷的著录。卷内文件的著录项目应包括:序号、文件题名、页次、备注等。公积金案卷的通用著录项目应包括:档号、责任者、案卷题名、(起止)日期、页数、保管期限、业务部门、备注等,可根据归集、提取、贷款等不同类别的档案增加专门著录项目,例如单位编号、单位名称、身份证号等。同时应当明确著录项目的具体著录方法、格式要求,以便于著录所获取的档案信息能准确、合理,提高档案信息(检索)系统的查全率和查准率。

 

10.统一公积金档案检索目录

 

    公积金档案目录的组织应按归集、提取、贷款等几类分别编制案卷目录。因归集、提取、贷款等几类档案的各自卷内文件目录基本相同且重复出现,单独汇总编制卷内目录进行查找的意义不大,所以,公积金档案就不需要按类别汇总编制手工检索用的卷内文件目录了。应当统一编制公积金档案案卷目录的基本结构,例如归集档案案卷目录的基本结构可以是:档号、单位编号、案卷题名、页数、备注等。贷款档案案卷目录的基本结构可以是:档号、案卷题名、起止日期、页数、备注等;提取档案案卷目录的基本结构可以是:档号、案卷题名、日期、页数、备注等。

 

11.统一公积金档案案卷结构和样式

 

    案卷是档案的典型微观存在形态,案卷一般由案卷封面、卷内文件目录、卷内文件材料、卷内备考表这些要素和成分组成。我们的立卷工作实质等于在汇总留存、原始记录一个具体活动、一个事件、一项业务的历史,案卷的特有的组成结构及符号化标识既是档案业务管理的需要,也是档案区别于图书情报资料的明显特征。公积金档案统一以整理,应当符合纸质案卷构成的一般要求,对案卷封面、卷内目录和备考表应该在格式上进行统一。

 

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